GESTIÓN POR PROCESOS
La gestión de procesos o gestión basada en procesos es uno de los 8 principios de la gestión de la calidad. Su importancia radica en que los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La gestión basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la gestión de la calidad cuando nació como evolución del aseguramiento de la calidad.
Se trata de una práctica que se basa en ordenar punto por punto la cadena de trabajo desde que empieza a crearse el producto o servicio hasta que se lanza al mercado. Es decir, desde que es una materia prima hasta que se ha transformado en el producto que queremos vender. En este punto hay que dejar claro que tenemos en cuenta cada aspecto que afecta directa o indirectamente al proceso del producto, desde su manipulación a los principales aspectos de marketing. Usar la gestión por procesos permite tener un orden marcado y fijo, evitando así los problemas de mala comunicación que surgen con técnicas más tradicionales. Al fin y al cabo, con estas técnicas pueden aparecer malentendidos, como que dos personas estén haciendo el mismo trabajo a la vez por culpa de la confusión de no saber dónde acaban sus obligaciones y empiezan las de los demás.
En general, cualquier organización tiene establecida una gestión funcional, esto es, se trabaja en departamentos con una definición clara de la jerarquía y se concentra la atención en el resultado de las actividades de cada persona o cada departamento. Al adoptar un enfoque de gestión por procesos, no se elimina la estructura de departamentos de la organización pero se concentra la atención en el resultado de cada proceso y en la manera en que éstos aportan valor al cliente.
Enfoque Funcional vs Enfoque por Procesos
ENFOQUE FUNCIONAL
La Gestión por Funciones se basa en el funcionamiento de la empresa de forma vertical, seccionando a la empresa en departamentos y dificultando con ello su interrelación, perdiéndose de vista a los clientes tanto internos como externos.” En esta gestión, cada área de la empresa cumple con una función; por ejemplo, el área de mercadotecnia está a cargo únicamente de la publicidad de la marca o de la empresa. Lo que pasa fuera de su espacio no tiene impacto o bien, no representa una amenaza.
Una ventaja de la Gestión por funciones es que ofrece un alto nivel de especialización. Cada unidad opera como un tipo de mini-compañía autocontenida cargada con llevar su papel específico. Los empleados regularmente comienzan sus carreras en una posición de nivel de entrada dentro de la función y desarrollan conocimiento especializado mientras avanzan dentro de la jerarquía. Se convierten en expertos dentro de su área funcional, y la unidad y la compañía se benefician de su experiencia y especialización con el tiempo.
Un trabajador que es un experto en su área funcional puede realizar tareas con un alto nivel de velocidad y eficiencia, lo que mejora la productividad. Los trabajadores que conocen sus empleos bien pueden actuar con confianza y con una cantidad mínima de errores. Debido a que sus caminos de carrera dentro de la unidad funcional son claros, los empleados pueden estar altamente motivados para avanzar en sus carreras alcanzando el siguiente rango en la escalera, lo que también los hace más productivos.
ENFOQUE POR PROCESOS
Este
enfoque basado en procesos de los Sistemas de Gestión de la Calidad ISO
9001 pretende mejorar la eficiencia y eficacia de la organización para
alcanzar los objetivos definidos, lo que implica a su vez aumentar la
satisfacción del cliente mediante la satisfacción de sus requisitos.
Implementar una Gestión por Procesos conlleva un cambio en la
forma de gestionar la empresa. A diferencia del enfoque funcional, la gestión
se realiza de forma horizontal, es decir, en un mismo proceso pueden intervenir
personas de diferentes departamentos. Se gestiona, además, a partir de
indicadores, de tal modo que se está en sintonía con lo que necesita el
cliente, ya sea éste interno (otros procesos o áreas de la empresa) o externo.
Lograr los
resultados deseados previstos mediante la integración y alineación de los
procesos.
Ayudar a
localizar los esfuerzos en
la eficacia y eficiencia de los procesos.
Aportar
confianza a los clientes y demás partes interesadas en cuanto al desempeño de
la organización.
Ofrecer
transparencia en las operaciones de la organización.
Proporcionar
mejores resultados, más coherentes y predecibles.
Facilitar
oportunidades para priorizar las iniciativas de mejora, lo que consigue
estimular la participación del personal y la clasificación de sus responsabilidades.
Normalmente los procesos típicos que se pueden identificar en una organización son:
Procesos para la gestión de la organización.
Procesos para la gestión de recursos.
Procesos de realización.
Procesos de medición, análisis y mejora.
